Nell’apertura o conduzione di una gelateria, pur di piccole dimensioni e soprattutto in fase di start-up, è fondamentale avere una base di conoscenza gestionale di tipo professionale, in quanto risulta necessario lavorare maggiormente sulle previsioni e meno sulle contingenze, motivo quest’ultimo spesso di tensione, sia organizzativo che finanziario.
Per cogliere, quindi, la dimensione dell’asserito, individuiamo tre aree da analizzare e monitorare che sono:
La pianificazione organizzativa in gelateria è condizionata da una variabilità del fatturato, a sua volta fortemente collegato alla stagionalità, per cui in un week-end primaverile la situazione sarà sicuramente diversa relativamente alla presenza del sole o della pioggia, ancora di più del freddo, e proprio a causa delle possibili e sostanziali variazioni serve una "bussola" di navigazione gestionale ed organizzativa, in modo da governare tali dinamiche.
Flussi Finanziari
Nei primi tre anni di attività ciò che condizionerà, in positivo o in negativo, un’attività in start-up, saranno i flussi finanziari, in quanto se non adeguatamente e consapevolmente gestiti potranno alimentare grandi tensioni, soprattutto dove non sia stata fatta una opportuna previsione e non ci siano adeguate riserve economiche. Altro elemento finanziario da tenere monitorato è la differenza fra costi e flussi, che può contribuire a ingenerare equivoci in gelateria, per il fatto che attraverso i flussi attivi, cioè il quotidiano incasso, c’è una disponibilità di liquidità, mentre i flussi passivi, i pagamenti, avvengono in modo differito a seconda dei servizi o forniture da 30 a 60 a 90 giorni. Un ulteriore aspetto critico è determinato dalla suddivisione del fatturato su base annua, che per una gelateria da asporto può essere concentrato in un breve periodo, che va da un minimo di 60/90 gg. ad un massimo di 180/200 gg. a fronte di costi, flussi passivi, soprattutto fissi e semivariabili, che sono ripartiti in modo progressivo nel corso dell’anno, come per l’affitto, energia elettrica, gas, oneri fiscali, etc. Questa problematica è decisamente meno critica per le gelaterie con posti a sedere e servizio al tavolo, anche se per questi si presentano altri tipi di "allerta" che vanno gestiti, come il costo del personale, a condizione che offrano una gamma di prodotti/specialità ad alto valore aggiunto ed innovativa.
Una delle insidie per un artigiano gelatiere, che può determinare una consistente criticità, è rappresentata dal fatto che negli anni si sono aggiunti una serie di costi accessori a partire dal prelievo fiscale, studi di settore, etc., che non sono sempre in relazione diretta acquisto-trasformazione-vendita.
Tali condizioni sono intrinseche alla tipologia di attività e richiedono un’adeguata conoscenza della gestione dei flussi attivi e passivi innanzitutto per la relativa messa in equilibrio degli stessi, qualora emergessero discrepanze a breve, medio o lungo periodo, il tutto al fine di non trovarsi in una fastidiosa tensione finanziaria. Uno scenario che potrebbe configurarsi, in una gelateria dove c’è uno squilibrio dei flussi finanziari, è quello di arrivare al periodo di agosto-settembre con una apparente buona liquidità, che però poi velocemente si erode nei mesi successivi stante il pagamento di una serie di costi sostenuti durante la stagione, creando una conseguente sofferenza finanziaria che può iniziare già dal mese di novembre e protrarsi sino ad aprile dell’anno seguente. Arrivati a questo punto le opzioni sono due:
Per ottenere un fido di cassa si frappongono delle variabili che potrebbero essere di ostacolo, per cui serve un’esperienza anche nell’approccio con un istituto di credito, in quanto si può determinare un accumulo del passivo durante l’inverno, il fido che si aggiunge ai debiti con i fornitori, e solo il cambiamento del clima potrà contribuire ad incrementare i flussi di cassa attivi, con un carico passivo in possibile riduzione o estinzione. In genere per ripianare il passivo accumulato durante l’inverno può servire diverso tempo, però non è raro che si configuri una situazione nella quale la gelateria già a luglio-agosto raggiunga un apparente equilibrio finanziario, con la probabilità che dal mese di settembre si ottenga l’effetto "gambero". Quindi è una condizione che può rischiare di diventare ciclica, togliendo ogni tipo di disponibilità in termini di risorse per nuovi investimenti, producendo così un lento declino competitivo che si acutizzerà nel medio periodo di 3-5 anni. Pertanto, in presenza di difficoltà economiche diventa fondamentale essere lungimiranti, cioè saper avere una previsione verosimile, che significa poter affrontare il problema per tempo, capirne le criticità e attuare le varie opzioni in modo preventivo e non in fase contingente.
Vendita
Nella gestione dei costi e ricavi uno degli aspetti più importanti e sensibili, con l’impatto critico che può avere sul conto economico e conseguentemente sui flussi finanziari, è la mancanza di consapevolezza della precisa, reale e completa incidenza della materia prima nella vendita a porzione, fatto che potrebbe mettere in sofferenza l’attività. Ci sono esercizi che confezionano coni con una quantità di gelato notevole per il prezzo richiesto, e di fronte a tali situazioni è chiara la mancanza di consapevolezza dell’incidenza della materia prima, in quanto la discrepanza nel rapporto peso-volume-prezzo è palese. Per tenere sotto controllo tale criticità è necessario agire su alcune leve:
Somministrazione
Le modalità di somministrare il gelato possono essere diverse. Ognuna di queste modalità determina vantaggi e relative criticità rispetto l’incidenza della materia prima, ivi compresa la somministrazione di palline con il porzionatore, che per certi versi potrebbe sembrare la soluzione meno critica. Incidenza degli ingredienti Non è possibile conoscere approssimativamente il costo di incidenza della base bianca o fior di latte, oppure valutare il solo prezzo di acquisto delle materie prime in modo decontestualizzato dalla ricetta. È, invece, necessario redigere il singolo "cost food", ossia il costo per singola ricetta completo di tutti gli elementi: base bianca, se si lavora da base, più paste aromatiche o ingredienti caratterizzanti variegati, più granelle, più nocciole, etc. Sarà perciò il prezzo al chilogrammo nell’insieme a determinare l’incidenza complessiva della materia prima e buona norma sarebbe inserire in questo costo anche il packaging, visto che è parte integrante della materia prima per la vendita da asporto. Packaging Nella vendita a prezzo porzione la scelta del packaging è strategica, in modo particolare quella del cono, non solo per la qualità, fragranza ed etichetta, ma soprattutto per il diametro della bocca che è complementare alla modalità di vendita: spatola, porzionatore, etc. Al cono deve essere riconosciuto l’impatto che ha nell’incidenza della materia prima come uno degli elementi primari, ed è per questo che il packaging va scelto senza mai accontentarsi di quello che "passa il convento".
Il testo proposto è di Federico Maronati, in collaborazione con la rivista Gelato Artigianale.
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